電子メールソフトからメールサーバヘ送信する際や、メールサーバ間で電子メールのやり取りを行う時に利用します。電子メールを送信すると、そのデータは送信者のSMTPサーバへ送られ、さらにSMTPサーバから宛先側のSMTPサーバヘと送られて、受信者(宛先として指定したメールアドレス)のメールボックスに保存されます。このメールボックスとは、メールサーバ内にある個人用フォルダのことで、インターネット上に設置された私書箱のような役割を果たします｡

つまり送信されたメールは、相手先の私書箱で保存されて、実際にそのユーザが受け取りにくるまで保管されているということになるのです。SMTPの役割はここまでであり、実際にメールボックスから受信メールを取り出すのはPOPという受信用プロトコルの仕事となります。このように送信と受信とを切り分け、送信時にはインターネット上のメールボックスまで届けるまでとすることで、受信側のコンピュータがインターネットに接続されていなくとも、電子メールは問題なく相手に届けられるのです。