電子メールを利用するには、専用のアプリケーションを使うことになり、こうしたアプリケーションを一般に「メーラー」と呼びます。メーラーによって作成した電子メールは、相手の電子メールアドレスを宛先に指定して送信を行います。送信された電子メールは一旦相手のメールサーバで保管され、先方がメールサーバに対して電子メールの受信確認を行った際に届けられます｡

電子メールが相手に届けられる時間は中継するネットワークの速度によって変化しますが、基本的にはデータの送受信と変わりありません。本当の手紙のように2～3日かかるということはなく、ほとんどの場合、瞬時に相手へと届けられます。電子メールには、本文を記した文字データだけでなく、様々なファイルを添付して送ることができます｡

ファイルであればほとんど何でも送ることができると言えますので、顧客とのやり取りに電子メールを利用して、納品データまで一環してすべてのやり取りをネットワーク上で完了させるといった事例も増えています。ただし最近は、この添付ファイルを悪用した形のコンピュータウイルスも増えており、身に覚えのない添付ファイルが送られてきた場合には注意が必要です。